Privacy- en cookieverklaring

Laatst bijgewerkt op 3 september 2026. In deze verklaring leest u welke persoonsgegevens Steffens Web Solutions verwerkt, waarom dat gebeurt, hoe lang gegevens worden bewaard en welke keuzes u heeft.

1. Wie is verantwoordelijk?

Steffens Web Solutions is een eenmanszaak, vertegenwoordigd door Glenn Steffens en gevestigd in Haarlem. De onderneming is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 96864591 en is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens via deze website en binnen de eigen dienstverlening. Voor privacyvragen kunt u e-mailen naar info@steffenswebsolutions.nl of het contactformulier gebruiken.

2. Welke gegevens verwerk ik en waarom?

Bij een contactbericht of intake kan het gaan om uw naam, bedrijfs- of organisatienaam, zakelijk e-mailadres, eventueel telefoonnummer, vestigingsplaats en de projectinformatie die u zelf invult. Deze gegevens gebruik ik om uw vraag te beantwoorden, te beoordelen of een opdracht passend is en op uw verzoek een offerte of mogelijke samenwerking voor te bereiden.

Bij een opdracht verwerk ik daarnaast afspraken, communicatie, projectbestanden, toegangs- en contactgegevens en factuur- en betaalgegevens. Dit is nodig voor de uitvoering van de overeenkomst, het nakomen van wettelijke verplichtingen en een zorgvuldig bedrijfsbeheer. Technische gegevens zoals IP-adressen, tijdstippen en loggegevens kunnen worden verwerkt om de website te beveiligen en fouten te onderzoeken.

Stuur via de formulieren geen wachtwoorden, gezondheidsgegevens, identificatiedocumenten of andere bijzondere of gevoelige persoonsgegevens.

3. Rechtsgronden

De verwerking berust, afhankelijk van de situatie, op het voorbereiden of uitvoeren van een overeenkomst, een wettelijke verplichting of een gerechtvaardigd belang zoals beveiliging, administratie en het kunnen vaststellen of verdedigen van rechten. Wanneer toestemming wettelijk nodig is, wordt die afzonderlijk gevraagd en kunt u die voor toekomstige verwerking intrekken.

4. Bewaartermijnen

Een intake die niet tot een opdracht leidt, wordt uiterlijk twaalf maanden na het laatste inhoudelijke contact verwijderd. Andere losse contactberichten worden uiterlijk twee jaar na het laatste inhoudelijke contact verwijderd. Klant-, project- en contractgegevens worden in beginsel niet langer dan zeven jaar na het einde van de samenwerking bewaard wanneer dit nodig is voor administratie, afspraken of mogelijke rechtsvorderingen. Fiscale basisgegevens en facturen worden minimaal zeven jaar bewaard volgens de wettelijke bewaarplicht.

Beveiligings- en serverlogs worden normaal maximaal negentig dagen bewaard, tenzij een incident nader onderzoek vereist. Back-ups worden volgens een roulatieschema overschreven, doorgaans binnen negentig dagen. Gegevens kunnen langer worden bewaard wanneer een wettelijke plicht, geschil of onderzoek dat noodzakelijk maakt.

5. Dienstverleners en doorgifte

Voor hosting, e-mail, formulierverwerking, back-ups, boekhouding en technische beveiliging kan ik zorgvuldig gekozen dienstverleners inschakelen. Zij ontvangen alleen gegevens die voor hun taak nodig zijn. Waar vereist worden verwerkersafspraken gemaakt. Persoonsgegevens worden niet verkocht en niet voor andermans reclame gebruikt.

Verwerking vindt bij voorkeur binnen de Europese Economische Ruimte plaats. Als een dienstverlener gegevens buiten de EER verwerkt, gebruik ik alleen een geldige doorgiftegrond en passende waarborgen, zoals een adequaatheidsbesluit of door de Europese Commissie goedgekeurde standaardbepalingen.

6. Beveiliging

Ik neem passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder beperkte toegang, sterke accountbeveiliging, actuele software, beveiligde verbindingen en herstelbare back-ups. Geen enkele digitale dienst is volledig risicoloos. Bij een beveiligingsincident wordt beoordeeld welke maatregelen en meldingen wettelijk nodig zijn.

7. Uw privacyrechten

U kunt, afhankelijk van de situatie, vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking of overdracht van uw persoonsgegevens. Ook kunt u bezwaar maken tegen een verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang. Om misbruik te voorkomen kan ik uw identiteit op een passende manier controleren. Een verzoek wordt in beginsel binnen één maand behandeld.

Bent u niet tevreden over de behandeling van uw gegevens, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Een verwijderverzoek geldt niet voor gegevens die op grond van een wettelijke plicht of een noodzakelijk juridisch belang moeten worden bewaard.

8. Cookies en vergelijkbare technieken

Deze website gebruikt momenteel alleen technische en functionele middelen die nodig zijn voor beveiliging, beheer en het correct functioneren van pagina’s en formulieren. Er worden op dit moment geen advertentie- of trackingcookies en geen externe analysetools gebruikt. Voor strikt noodzakelijke en functionele cookies is geen voorafgaande toestemming nodig.

Als later statistiek-, marketing- of andere toestemmingsplichtige technieken worden toegevoegd, wordt deze verklaring aangepast en wordt vooraf een duidelijke keuze aangeboden voordat die technieken laden. U kunt cookies ook via uw browser verwijderen of blokkeren; noodzakelijke functies kunnen daardoor minder goed werken.

9. Wijzigingen

Deze verklaring wordt aangepast wanneer de dienstverlening, website of gegevensverwerking verandert. De datum bovenaan geeft aan welke versie geldt.